# Reise- und Übernachtungskosten Berlin, Prognose über 12 Monate

Grundlage für die Gehaltsentscheidung im Projekt Microsoft Copilot / M365 Copilot Consultant
(IPSWAYS, ANÜ, Einsatzort Berlin). Stand: 05.08.2026.

## Annahmen (vom Nutzer gesetzt)

- IPS erstattet keine Reisekosten.
- Start 01.09.2026, Auslastung 100 %, Gesamtlaufzeit 12 Monate.
- Onboarding: zwei Wochen vor Ort.
- Danach durchschnittlich 1,5 Tage pro Woche vor Ort.
- 30 Tage Urlaub.
- Anreise mit der Bahn, Kosten so niedrig wie möglich.

## Abgeleitetes Mengengerüst

| Größe | Wert |
|---|---|
| Werktage 09/2026 bis 08/2027 | ca. 261 |
| abzüglich Feiertage (Berlin/Bayern, auf Werktage fallend) | ca. 10 |
| abzüglich Urlaub | 30 |
| **Arbeitstage** | **ca. 221** (rund 44 Wochen) |
| davon Onboarding vor Ort | 10 Tage (2 Wochen) |
| verbleibende Arbeitswochen | ca. 42 |
| Vor-Ort-Tage nach dem Onboarding (1,5/Woche) | **ca. 63** |

Daraus zwei Reisemuster:

**Muster A, wöchentliche Reise.** Jede Woche eine Fahrt nach Berlin, Anreise am Vorabend, weil
der früheste ICE Sprinter ab München um 06:00 Uhr fährt und erst gegen 10:00 Uhr ankommt. Im
Schnitt 1,5 Nächte je Reise. Onboarding als zwei Wochenaufenthalte mit Heimfahrt am Wochenende.
→ **44 Hin- und Rückreisen (88 einfache Fahrten), 71 Nächte.**

**Muster B, gebündelt.** Vor-Ort-Tage werden paarweise zusammengelegt, dadurch nur jede zweite
Woche eine Reise mit zwei Präsenztagen und einer Zwischennacht. Anreise am ersten Tag früh.
→ **34 Hin- und Rückreisen (68 einfache Fahrten), 40 Nächte.**

Muster B ist die sparsame Variante, kollidiert aber mit der Zusage „ein bis zwei Tage pro Woche".
Das ist mit dem Kunden abzustimmen.

## Recherchierte Preise

**Bahn, München Hbf bis Berlin Hbf, 623 km, 2. Klasse**

| Tarif | Preis einfache Fahrt |
|---|---|
| Super Sparpreis (früh gebucht, antizyklisch) | ab 17,99 €, mit BahnCard ab 13,49 € |
| Sparpreis, realistischer Schnitt bei festen Terminen | 45 bis 70 € |
| Flexpreis (ohne Zugbindung) | 132 € |
| Fahrzeit | 3 h 55 min (ICE Sprinter 3 h 15 min), 5 Sprinter je Richtung und Tag |

**BahnCards (Jahrespreise 2026, 2. Klasse)**

| Karte | Preis | Wirkung |
|---|---|---|
| BahnCard 50 | 244 € (Aktion 199 €) | 50 % auf Flexpreis, 25 % auf Sparpreis |
| BahnCard 100 | 4.899 € | alle Fahrten frei, Deutschlandticket enthalten |
| My BahnCard 100 (digital, monatlich kündbar) | **3.199 €** | wie BahnCard 100 |
| Deutschlandticket separat | 63 €/Monat, 756 €/Jahr | Nahverkehr Berlin und München |

**Übernachtung Berlin**

| Kategorie | Preis pro Nacht |
|---|---|
| Budget-Hotel (ibis budget, B&B, Motel One) | 70 bis 105 € |
| 3-Sterne-Hotel im Schnitt | 103 € |
| Monteurzimmer / Longstay-Apartment, Einzelbuchung | 25 bis 55 € |
| Monteurzimmer bei Monats- oder Mehrwochenbuchung | 10 bis 22 € |

## Prognose

| Szenario | Bahn | Übernachtung | Summe pro Jahr |
|---|---|---|---|
| **Sparsam** (Muster B, My BahnCard 100, Monteurzimmer 40 €) | 3.199 € | 1.600 € (40 Nächte) | **rund 4.800 €** |
| **Realistisch** (Muster A, My BahnCard 100, Mix aus Budget-Hotel und Monteurzimmer, 70 €) | 3.199 € | 4.970 € (71 Nächte) | **rund 8.200 €** |
| **Ungünstig** (Muster A, ohne BahnCard, teils Flexpreis 85 €, Hotel 100 €) | 7.480 € + 756 € Nahverkehr | 7.100 € (71 Nächte) | **rund 15.300 €** |

Nicht enthalten: Verpflegungsmehraufwand von grob 25 € je Reisetag, also etwa 1.800 € im
realistischen Szenario.

**Erwartungswert: rund 8.000 € pro Jahr**, mit einer Spanne von 4.800 bis 15.300 €.

## Zwei Hebel mit großer Wirkung

**1. My BahnCard 100 für 3.199 €.** Bei 88 einfachen Fahrten (Muster A) entspricht das 36 € je
Fahrt, deutlich unter dem realistischen Sparpreis-Schnitt. Selbst im gebündelten Muster B sind es
47 € je Fahrt und damit noch konkurrenzfähig. Zusätzlich entfallen alle Nahverkehrskosten in
Berlin und München, und die Zugbindung fällt weg, was bei Kundenterminen praktisch wertvoll ist.
Die Karte ist monatlich kündbar, das Risiko bei einem Projektabbruch ist also gering.

**2. Übernachtung.** Zwischen Budget-Hotel (85 €) und einem fest gebuchten Longstay-Zimmer (40 €)
liegen bei 71 Nächten rund 3.200 € im Jahr. Ein dauerhaft angemietetes Zimmer lohnt erst ab etwa
100 Nächten und ist bei diesem Präsenzmodell nicht wirtschaftlich.

## Auswirkung auf die Gehaltsvorstellung

Die Kosten fallen aus dem Netto an. Bei 79.000 € brutto liegt der Grenzsteuersatz bei 42 %;
Sozialabgaben fallen oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen nur noch für Renten- und
Arbeitslosenversicherung an. Vom letzten Bruttoeuro bleiben damit grob 47 bis 48 % netto.

| Fall | Nettobelastung | benötigtes Zusatzbrutto |
|---|---|---|
| Kosten als Werbungskosten absetzbar (Auswärtstätigkeit oder doppelte Haushaltsführung) | rund 4.600 € | **rund 9.500 €** |
| Kosten nicht absetzbar | 8.000 € | **rund 16.500 €** |

Ob die Kosten absetzbar sind, hängt daran, ob der Berliner Kundenstandort als erste
Tätigkeitsstätte gilt. Bei einer Arbeitnehmerüberlassung, deren Arbeitsvertrag genau die
Projektlaufzeit abdeckt, wird der Einsatzort häufig als erste Tätigkeitsstätte gewertet; dann
greift statt der vollen Reisekosten nur die Entfernungspauschale beziehungsweise die doppelte
Haushaltsführung. Das ist vor der Zusage mit dem Steuerberater zu klären, es entscheidet über
rund 7.000 € Unterschied im Gehaltsäquivalent.

**Bewertung:** 79.000 € brutto mit selbst getragenen Reisekosten entsprechen effektiv etwa
69.000 bis 70.000 € im günstigen Fall und rund 62.500 € im ungünstigen. Damit liegt die Position
trotz der genannten 79.000 € real am unteren Rand der vom Vermittler genannten Spanne von 55.000
bis 75.000 €.

**Empfehlung:** Nicht das Gehalt erhöhen, sondern die Reisekostenerstattung verhandeln. Für IPS
ist das der günstigere Weg: Eine steuerfreie Erstattung von 8.000 € kostet den Arbeitgeber 8.000 €,
während 9.500 € mehr Gehalt ihn samt Arbeitgeberanteilen über 10.500 € kosten und bei Thomas nur
rund 4.600 € netto ankommen. Beide Seiten stehen mit der Erstattung besser. Bleibt IPS bei einer
Ablehnung, wäre eine Anhebung auf 88.000 bis 89.000 € der rechnerisch gleichwertige Ersatz.

## Quellen

- Bahnpreise und Verbindungen: https://www.bahndampf.de/fahrplanauskunft/berlin-nach-muenchen
- Super-Sparpreis-Aktion: https://www.deutschebahn.com/de/presse/pressestart_zentrales_uebersicht/Super-Sparpreis-Aktion-bei-der-Bahn-ICE-Fahren-jetzt-ab-8-99-Euro-13715224
- BahnCard-Preise: https://www.bahn.de/angebot/bahncard und https://bahnpedia.de/bahncard-100/
- ICE Sprinter: https://www.trainvave.com/de/news/ice-sprinter-berlin-munich/
- Deutschlandticket 2026: https://www.navit.com/blog-de/deutschlandticket-preis-steigt-2026-auf-63-euro
- Hotelpreise Berlin: https://www.agoda.com/de-de/theme/cheap-hotels/city/berlin-de.html und https://www.motel-one.com/en/hotels/berlin/
- Monteurzimmer-Preise: https://www.deutschland-monteurzimmer.de/frage-des-tages/was-kostet-ein-monteurzimmer und https://www.deutschland-monteurzimmer.de/berlin
